11 советов для эффективного управления удаленными сотрудниками + Чек-лист

По данным Global Workplace Analytics, 50% сотрудников иногда работают из дома, а от 80 до 90% всех сотрудников говорят, что они хотели бы хотя бы часть времени работать удаленно.

Для некоторых сотрудников, удаленная работа – единственный возможный вариант, в то время как другим сложно привыкнуть к такому формату. Многим кажется, что построить доверительные отношения с удаленной командой и организовать свой рабочий день сложно. HR-менеджерам важно разобраться как управлять удаленными сотрудниками и помочь им адаптироваться.

Как управлять удаленными сотрудниками

1. Установить правила

У всех разные представления о том, что значит делать что-то быстро или хорошо. Покажите, чего вы ожидаете и убедитесь, что удаленные сотрудники подразумевают это же. Используйте общие системы управления задачами и оценки эффективности работы. Это поможет лучше подготовить удаленных сотрудников и избежать недопониманий. Чем лучше работник подготовлен к требованиям компании, тем результативней будет его работа.

2. Создать коммуникационную стратегию

Удаленное управление продуктивной командой начинается со стратегии общения. Во-первых, организуйте соответствующее количество еженедельных отчетов. Во-вторых, установите принципы руководства для повседневных задач. Некоторые люди лучше работают со списком вопросов и мыслей, в то время как другие любят четкий план. Понимание того, что является неотложным, позволит достичь максимальной производительности.

3. Обеспечить необходимыми рабочими инструментами

Если удаленные сотрудники не могут загружать файлы, плохо слышат по телефону и постоянно получают письма в неудобное время – вам не удалось решить основные вопросы. Инвестируйте в надежные рабочие инструменты, чтобы сотрудничество было комфортным для обеих сторон. Затем разработайте четкие процессы для использования этих инструментов.

4. Сосредоточиться на целях

При работе с удаленными сотрудниками, важно управлять ожиданиями и сосредоточиться на целях. Не беспокойтесь о том, что делается, сконцентрируйтесь на том, что достигается. Если вы достигаете поставленные  цели, тогда отлично. Если нет, стоит работать над этим дальше.

5. Возможность карьерного роста

Легко попасть в ловушку, думая об удаленных членах команды, как о наемных рабочих, помогающих решить задачи бизнеса. Но, как и у команды в офисе, у них есть свои цели и стремления. Найдите время обсудить на встрече 1:1 с удаленным сотрудником возможности его карьерного роста.

6. Относиться к удаленным как к локальным

Не относитесь к удаленным сотрудникам так, будто их не существует. Помните о том, что люди, которые работают с вами в офисе, могут быстро получить ответы. Сотрудник по ту сторону ноутбука лишен этой возможности. Старайтесь оперативно отвечать на вопросы или уточнения. Это поможет не только лучше узнать компанию и проект, но и наладить личные связи.

7. Использовать видео

Рассмотрите варианты видео-созвонов. Удаленному сотруднику важно понимать, что он часть коллектива и видеть лица коллег своими глазами. Подключайте видео трансляции для важных обсуждений.

С таким количеством бесплатных и недорогих решений для видео чата (например, Skype) нет никаких причин отказываться от видео, когда это возможно.

8. Избегать неправильной постановки задач

Учите людей оставаться в рабочем режиме и отвлекаться только тогда, когда это необходимо. Бесконечные письма с заданиями и рекомендациями могут удушить производительность. Постарайтесь отправлять email с задачами в начале дня.

9. Регулярно общаться

Используйте несколько каналов для общения. Если это возможно, организовывайте личные встречи, знакомьте удаленных коллег с корпоративной культурой. Постоянное взаимодействие поможет удаленным работникам почувствовать себя частью компании.

10. Отслеживайть эффективность

Многие компании не готовы работать с удаленными сотрудниками из-за страха, что дома нельзя работать так же эффективно, как в офисе и дедлайны непременно будут сорваны. Не используйте программы по отслеживанию рабочего времени, чтобы контролировать удаленных коллег. Гораздо эффективнее оценивать результат, а не затраченное время.

11. Использовать смайлы и анимацию

Учитывая, что основная часть общения невербальная, одним словами трудно передать то, что вы думаете. Особенно в рабочем процессе, когда слова могут восприниматься более агрессивно.

Посмотрите, как изменится реакция, если вы поставите ободряющий смайл при переписке в чате. Вы достигнете аналогичного эффекта, если хотите отправить электронное письмо: поставьте в конце смайлик, чтобы показать, что вы не слишком серьезны.

Чек-лист стратегий и инструментов

Инструменты:

• Программа для чата и совместной работы. (Slack, Telegram, Viber)
• Видео вызов. (Skype, Zoom, Slack, Hangouts)
• Совместное использование экрана. (good old TeamViever still rocks)
• Система управления проектами. (JIRA, Redmine, Trello, Youtrack, etc.)
• Использовать ПО для автоматизации core HR функций. (BambooHR, Workday, Hurma System, etc.)

Стратегии:

• Обучить удаленных работников тому, как наиболее эффективно работать из дома.
• По возможности использовать телефонные звонки и видео звонки.
• Периодически проводить личные и корпоративные мероприятия.
• Учитывать часовой пояс удаленного сотрудника.
• Проводить сеансы вопросов и ответов с руководством только для удаленных работников.
• Общаться часто и регулярно.
• Разрешить удаленным работникам вести совместные проекты.

Заключение: сложно ли работать с удаленными сотрудниками?

Управление удаленной командой и правда непростая задача: отслеживать результаты членов команды и рабочий процесс гораздо сложнее, чем в офисе. Но стоит только начать и руководствоваться в работе логикой и здравым смыслом — и у вас наверняка все получится. Таким образом, вы можете создать группу удаленных коллег, которые помогут вам быстрее достичь целей компании.

• Чек-лист